Door de Wet DBA is deze opdracht alleen in te vullen door IT-professionals in loondienst (detachering).

Eisen:

• Aantoonbare ervaring met het opstellen van archiefbeleid binnen een semi-overheidorganisatie (minimaal 2 jaar).
• Kennis van archiefwetgeving in relatie tot politie/reclassering.
• Kennis van documentaire informatievoorziening, archiefwet en bewaartermijnen.
• Ervaring met het definiëren van eisen en wensen voor een aanbesteding Document Management Systeem.

Wensen:

• Ruime kennis van documentaire informatievoorziening.
• Ruime kennis van de archiefwet.
• Ruime kennis van bewaartermijnen.
• Ervaring met het opstellen van archiefbeleid.
• Ervaring met het definiëren van eisen en wensen t.b.v. een aanbesteding Document Management Systeem.

Omschrijving:

De opdracht betreft het ontwikkelen van een archiefbeleid voor Reclassering Nederland (RN) dat als basis dient voor de selectie van een Document Management Systeem (DMS). Dit onderzoek bestaat uit twee fasen. In de eerste fase wordt er gewerkt aan het archiefbeleid, waarbij gekeken wordt naar de vigerende archiefwetgeving die van toepassing is op RN. Dit houdt in dat er een overzicht gemaakt moet worden van de relevante wetgeving en de bijbehorende bewaartermijnen voor verschillende documentsoorten. Daarnaast moet er een beleidsdocument worden opgesteld dat het archiefbeleid van RN beschrijft. In de tweede fase van het onderzoek wordt er een marktonderzoek uitgevoerd naar mogelijke DMS-oplossingen. Dit omvat het definiëren van eisen en wensen voor het DMS, gebaseerd op de bevindingen uit de eerste fase. Het doel is om een DMS te selecteren dat aansluit bij de behoeften van RN en dat vervolgens geïmplementeerd kan worden. Dit proces moet ook een migratievoorstel bevatten om de huidige situatie naar het nieuwe archiefbeleid te brengen. De opdracht vereist kennis van documentaire informatievoorziening en archiefwetgeving, evenals ervaring met het opstellen van archiefbeleid en het definiëren van eisen voor een aanbesteding. Het uiteindelijke doel is om een gestructureerde aanpak te bieden voor documentbeheer binnen RN, zodat medewerkers efficiënter kunnen werken en gevoelige informatie veilig blijft.