Secretaris

• Je beschikt over hbo-werk- en -denkniveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring.
• Je hebt ervaring met managementondersteuning en bedrijfsvoeringsprocessen.
• Je hebt ervaring met financiële en administratieve processen.

• Je hebt ervaring met Excel en PowerPoint.
• Je hebt kennis van of ervaring met SAP.
• Je hebt ervaring met Fortes Change Cloud (FCC).

Als tijdelijke Secretaris werk je bij de gemeente Utrecht binnen de afdeling Bedrijfsvoering van de Ontwikkelorganisatie Ruimte.

Je ondersteunt de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering en de voorbereiding op toekomstige centralisatie.

Je organiseert en bewaakt managementoverleggen en andere afdelingsbrede overleggen.

Je monitort voortgang, acties, besluiten en afspraken.

Je signaleert knelpunten en zorgt voor tijdige opvolging.

Je ondersteunt budgethouders bij budgetbewaking, urenverantwoording en financiële beheersing.

Als matchingcoördinator alloceer je uren naar verschillende teams en medewerkers.

Je verzamelt managementinformatie en stelt rapportages op, bewerkt en redigeert deze.

Je ondersteunt bij het optimaliseren van bedrijfsvoeringsprocessen.

Je bent centraal aanspreekpunt voor vragen over afdelingsbrede bedrijfsvoering.

Daarnaast draag je bij aan een zorgvuldige overdracht van informatie, processen en werkzaamheden.

Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd Ruimte, het PMO-hoofd en het managementteam.

Ook stem je af met de strategisch adviseur, adviseurs en ondersteunende functies.