Documentalist

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening en het gebruik van relevante ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen kunnen opstellen.
• Analyserend en analytisch denkvermogen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen.
• Didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Luistervaardigheid en de vraag achter de vraag kunnen achterhalen.
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn.
• Proactieve instelling.
• Plannen en organiseren.
• Zelfontwikkeling.
• Zelfstandigheid en initiatief.

• Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Ervaring met recordmanagement in de Microsoft 365 SharePoint-applicatie.
• De mate waarin wordt voldaan aan de genoemde competenties en vaardigheden is toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of een mogelijk sollicitatiegesprek.

Rijkswaterstaat zoekt een Documentalist in Utrecht.

De opdracht richt zich op het beheer van archivering in een documentmanagementsysteem.

Je registreert, metadateert, ordent en classificeert documenten en informatie.

Je houdt het ordeningsplan en de dossiers actueel.

Ook waardeer en selecteer je dossiers en documenten.

Je autoriseert medewerkers en beheert autorisatiematrices.

Je verleent en trekt autorisaties in binnen het DMS.

Je maakt standaardweergaven en zoekvragen voor medewerkers.

Je instrueert en traint projectmedewerkers.

Je coacht medewerkers bij documentbeheer en archiefvorming.

Je bewaakt de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten.

Je zorgt dat informatie tijdig bij de juiste persoon beschikbaar is.

Je houdt werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuren actueel.

Je meldt storingen aan Lokaal Functioneel Beheer.

Je inventariseert verbetervoorstellen voor applicaties.

Het projectarchief moet voldoen aan de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat.

De werkzaamheden worden onder aansturing van de opdrachtgever uitgevoerd.

Hybride werken is mogelijk in overleg met de opdrachtgever.

De inzet bedraagt 24 uur per week.

De opdracht loopt van 1 december 2026 tot en met 30 november 2027.